5.4.1. Un contact c’est quoi?

Un contact est une personne physique qui peut être indépendante ou reliée à un compte ou à un fournisseur. Dans une activité B2C (ou vous vendez à des personnes physiques), vous pouvez renseigner le champ contact directement sans devoir créer de compte au préalable.

5.4.2. Ajouter un contact

Allez sur le menu « CRM > Contacts », cliquez sur le bouton .



1Renseignez l’enregistrement :
Prénom : saisissez la civilité (liste) et le prénom du contact
Nom : saisissez le nom du contact
Compte : choisissez le nom du compte auquel est rattaché ce contact
Origine : sélectionnez l’origine de ce contact
Fonction : saisissez la fonction du contact au sein de l’organisation (compte)
Service/Division : saisissez dans quel service/division est ce contact
Email : saisissez l’email du contact
N° Contact : généré automatiquement par l’ERM Hub
Téléphone et fax : saisissez le téléphone mobile, du domicile ou la ligne directe et le fax du contact
Supérieur hiérarchique : sélectionnez un autre contact pour établir le supérieur hiérarchique du contact
Ne pas contacter par email : cochez cette case pour ne pas envoyer d’email à ce contact
Référent : cochez cette case pour indiquer si ce contact est disposé à servir de référence pour vos affaires avec d’autres clients.
Notifier collaborateur assigné : Lorsque vous marquez cette case, le propriétaire des informations du contact sera informé par courrier électronique chaque fois que les données seront modifiées.
*Assigné à par défaut, le système gardera le nom d’utilisateur qui a créé l’enregistrement contact, mais on pourra sélectionner un collaborateur ou un groupe auquel on voudra assigner ce contact.
2Saisissez les liens vers les différents réseaux sociaux du contact (Skype, Twitter, Facebook, LinkedIn …)
3Saisissez les détails de l’adresse du contact. S’il s’agit de la même adresse, copiez là à l’aide des boutons « copier adresse postale » et « copier autre adresse »
4Si vous avez d’autres informations complémentaires, saisissez-les dans le champ de description
5Si vous disposez d’une photo de votre contact téléchargez-la en cliquant sur parcourir. Cliquez sur le bouton sauver.

Les champs marqués avec un « * » sont obligatoires.

5.4.3. Avec un contact je peux


1Envoyer un email : pour les contacts ayant un email dans leurs enregistrements
2Générer des tickets : générez des tickets pour ce contact
3Créer une activité : programmez un RDV ou bien un appel avec ce contact
4Créer une tâche : créez une tâche relative à ce contact
5Ajouter une note : créez une note qui sera en relation avec ce contact
6Envoyez un SMS : vous permet d’envoyer un SMS au numéro enregistré du contact
7Exporter vCard : exportez la carte visite de votre contact sous format texte
8Historique des modifications : consultez l’historique des modifications du contact en question.

5.4.4. Les informations liées au contact

Sur l’onglet plus d’informations, vous retrouverez l’ensemble des modules liés à votre contact :

Affaires : créez une affaire directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les différentes affaires traitées avec ce contact, ainsi que la phase de vente. Cette liste est liée au module « Affaires ».

Activités : créez une activité ou une tâche au nom de votre contact à partir de ce module lié.
La liste est générée par le nombre d’activités relatives à ce contact, cette liste est liée au module « Agenda ».

Emails : créer un email à votre contact à partir de ce module lié.
La liste est générée par les emails relatifs à votre contact, cette liste est liée au menu « Mon Hub > Mail manager > Courriers envoyés ».

Tickets : créez un ticket directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les tickets provenant de ce contact, cette liste est liée au menu « CRM > tickets ».

Devis : créez un devis directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les devis relatifs à ce contact, cette liste est liée au menu « Commercial > Devis ».

Commande fournisseurs : créez une commande fournisseur directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les commandes relatives à ce contact étant un fournisseur, cette liste est liée au menu « Achats & Stock > Commande fournisseur ».

Bon de commande : créez une commande client à partir de ce module lié.
La liste est générée par les bons de commande provenant de ce contact étant un client, cette liste est liée au menu « Commercial > Bon de commande ».

Produits : sélectionnez un produit à partir de ce module lié.
La liste est générée par les différents produits liés à votre contact, cette liste est liée au menu « Achats & Stock > produits ».

Historique activités : vérifiez les différentes activités liées à votre contact, cette liste est liée au menu « Mon Hub > agenda ».

Documents : sélectionnez ou créez un document à partir de ce module lié.
La liste est générée par les différents documents liés à votre contact cette liste est liée au menu « Mon Hub > Documents ».

Campagnes : sélectionnez une campagne à partir de ce module lié automatiquement à votre contact.
La liste est générée par les différentes campagnes marketing attribuées à votre contact, cette liste est liée au menu « CRM > Campagnes ».

Facture : créez une facture directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les factures établies avec ce contact, cette liste est liée au menu « CRM > affaire ».

Bon de stock : vérifiez les différents bons de stock relatifs à ce contact, cette liste est liée au menu « Achats & Stock > Bon de stock ».

Contrats de service : créez un contrat de service directement à partir de ce module lié.
La liste est générée par les contrats de service existant avec ce contact, cette liste est liée au menu « CRM > Contrats de services ».

Services : sélectionnez un service à partir de ce module lié.
La liste est générée par les différents services liés à votre contact, cette liste est liée au menu « Achats & Stock > Services ».

Paiements : vérifiez les paiements effectués avec votre contact, cette liste est liée au menu « Commercial > Paiements ».

Dépenses : vérifiez les différentes dépenses liées à votre contact, cette liste est liée au menu « Achats & Stock > Dépenses ».

Projets : Créez automatiquement un projet à partir du module lié.
La liste est générée par les différents projets relatifs à votre contact, cette liste est liée au menu « Projets ».

Feuille de temps : créez une feuille de temps à partir de ce module lié.
La liste est générée par les différentes feuilles de temps liées à votre contact, cette liste est liée au menu « Projets > Feuilles de temps ».