Pour créer un nouveau flux de travail allez sur le module « Configuration > Adaptation et personnalisation > Liste des flux » et cliquez sur le bouton  .

Sélectionnez le module sur lequel vous voulez créer un flux et cliquez sur le bouton  .

Étape 1: Configuration de la condition globale

1Donnez un nom à votre flux pour le retrouver facilement
2Choisissez le moment d’exécution du flux :

  • Seulement à la première sauvegarde de l’enregistrement du module en question.
  • À la première fois que la condition est vraie, l’action sera exécutée et le flux sera désactivé.
  • À chaque fois que l’enregistrement est sauvegardé, y compris à la première sauvegarde.
  • À chaque fois que l’enregistrement est sauvegardé, sauf à la première sauvegarde.

3Conditionnez l’exécution de votre flux en cliquant sur le bouton  , sélectionnez le champ, l’opérateur de comparaison et sa valeur.

Cliquez sur le bouton pour sauvegarder votre flux de travail.

Étape 2: Paramétrage des actions à entreprendre

La tâche est l’action qui sera exécutée lorsque la condition globale préétablie plus haut est vraie.

Vous pouvez spécifier plusieurs tâches à exécuter pour un même flux de travail.

Suite à l’enregistrement de votre flux, le bouton apparait sur votre écran, cliquez dessus pour créer une tâche.

Sélectionnez le type de tâches qui sera exécuté :

[1] Envoyer un Email

Cette action permet d’envoyer automatiquement une notification par e-mail si la condition globale du flux est vraie.

Cliquez sur le bouton  , et sélectionnez « Envoyer un Email » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche.
Statut : Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée.
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche.
Destinataires : Saisissez les adresses et/ou insérez les tags des destinataires de cet email.
CC : Saisissez les adresses et/ou insérez les tags des destinataires en copie de cet email.
BCC : Saisissez les adresses et/ou insérer les tags des destinataires en copie cachée de cet email.
Sujet : Saisissez le sujet de l’email, vous pouvez insérer les tags des champs des modules.
Message : Saisissez le contenu du message. Vous pouvez insérer les tags des champs du module principal et des modules liés, vous pouvez insérer aussi les tags des « Meta Variables » qui sont des champs systèmes tels que les dates, les URLs et l’identifiant de l’enregistrement.

[2] Utiliser une fonction personnalisée

Les fonctions personnalisées sont des procédures stockées permettant d’exécuter une action complexe. Les fonctions personnalisées sont spécifiques à chaque plateforme et sont développées spécifiquement pour chaque entreprise et peuvent ne pas être disponibles sur votre ERM Hub.

[3] Créer une tâche

Cette action permet de créer un enregistrement dans le module « Tâches » de l’ERM Hub.

Cliquez sur le bouton et sélectionnez « Créer une tâche » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche
Statut : Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche.
Tâche : Saisissez l’objet de la tâche.
Description: Saisissez la description de la tâche.
Statut : Sélectionnez le statut initial de cette tâche.
Priorité : Sélectionnez la priorité de cette tâche.
Heure : Définissez l’heure d’échéance de la tâche (la date de début est celle de l’exécution de l’action).
Date d’échéance : Définissez la date d’échéance qui sera calculée automatiquement selon les valeurs spécifiées.
Envoyer une notification : cochez cette case si vous souhaitez qu’une notification email de rappel soit envoyée automatiquement à l’enregistrement de cette tâche.

[4] Créer un événement

Cette action permet de créer un enregistrement dans le module « Agenda » de l’ERM Hub.

Cliquez sur le bouton et sélectionnez « Créer un événement » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche
Statut : Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche.
Sujet : Saisissez l’objet de l’événement
Description : Saisissez la description de l’événement
Statut : Sélectionnez le statut initial de cet événement
Type : Sélectionnez le type d’événement (Appel ou Rendez-vous)
Heure de début : définissez l’heure de début de l’événement
Date de début : Définissez la date de début de l’événement qui sera calculé automatiquement selon les valeurs spécifiées.
Heure de fin : Définissez l’heure de fin de l’événement.
Date de fin : Définissez la date de fin de l’événement qui sera calculée automatiquement selon les valeurs spécifiées.
Répétition : Cochez « Activer planifications » pour créer un événement récurrent et définissez la récurrence.

[5] Mise à jour d’un champ

Cette action permet de modifier et/ou enregistrer les valeurs de plusieurs champs du module principal.

Cliquez sur le bouton et sélectionnez « Mise à jour d’un champ » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche
Statut : Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche.

Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau champ à modifier.

Sélectionnez le nom du champ à modifier.

Cliquez sur la zone de texte grise pour obtenir l’éditeur de valeurs.

Sélectionnez le type de valeur :

  • Texte brut : Saisissez un texte qui sera enregistré comme valeur
  • Champ : Sélectionnez un autre champ dont la valeur sera enregistrée comme valeur pour ce champ.
  • Expression : Saisissez une expression pour conditionner et calculer la valeur. Vous pouvez insérer des tags de champs pour réaliser un calcul. Vous pouvez utiliser une des fonctions prédéfinies (voir Champs calculés) pour réaliser un calcul complexe.

[6] Créer une entité

Cette action permet de créer un nouvel enregistrement dans un des modules liés au module principal.

Cliquez sur le bouton et sélectionnez « Créer une entité » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche
Statut :Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche
Type d’entité : Sélectionnez un des modules liés au module principal.

Les champs obligatoires seront automatiquement ajoutés et devront être renseignés.

Vous pouvez ajouter d’autres champs du module lié en cliquant sur le bouton .

Pour chaque champ, cliquez sur la zone de texte grise pour obtenir l’éditeur de valeurs.

Cliquez sur la zone de texte grise pour obtenir l’éditeur de valeurs.

Sélectionnez le type de valeur :

  • Texte brut : Saisissez un texte qui sera enregistré comme valeur
  • Champ : Sélectionnez un autre champ dont la valeur sera enregistrée comme valeur pour ce champ.
  • Expression : Saisissez une expression pour conditionner et calculer la valeur. Vous pouvez insérer des tags de champs pour réaliser un calcul. Vous pouvez utiliser une des fonctions prédéfinies (voir Champs calculés) pour réaliser un calcul complexe.

[7] Alerte SMS

Cette action permet d’envoyer automatiquement une notification SMS (un compte prépayé SMS doit être activé sur votre ERM Hub pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité)

Cliquez sur le bouton et sélectionnez « Alerte SMS » :

Titre de la tâche : Saisissez un titre pour cette tâche.
Statut : Sélectionnez si cette tâche est activée ou désactivée.
Exécuter la tâche après un délai : vous pouvez spécifier un délai pour l’exécution de la tâche.
Destinataire(s) : Sélectionnez et insérez les destinataires de la notification SMS, séparez les destinataires par une virgule.
Zone de message : Saisissez le texte du message ; vous pouvez insérer des tags des champs du module principal.