4.5.1. Le Mail Manager c’est quoi?

Le Mail Manager est une interface pour gérer vos courriers mails. Il permet d’accéder à votre serveur IMAP et de consulter vos emails. La particularité du Mail Manager est sa capacité à qualifier un email par rapport à vos enregistrements existants tels que vos prospects, contacts, comptes, fournisseurs et collaborateurs. Une fois l’email associé à un enregistrement de l’ERM Hub, vous pouvez l’associer à d’autres enregistrements de votre ERM Hub.

Par exemple, vous pouvez qualifier un email provenant d’un contact client et associer ce même email à l’enregistrement d’un projet qui le concerne.

Pour accéder au Mail Manager, allez au menu « Mon Hub > Mail Manager ».

4.5.2. Configuration de votre boite de courrier

Si vous n’avez pas configuré une boite de courrier dans votre Mail Manager, celui-ci vous demandera de la configurer avant de pouvoir l’utiliser.


1Sélectionnez votre type de compte ; si votre compte ne figure pas sur la liste choisissez la valeur « Autre »
2Saisissez le nom de votre serveur ou adresse IP
3Saisissez le login de votre boite de courrier
4Saisissez le mot de passe de votre boite de courrier
5Cochez le type de Protocol (IMAP4 par défaut), l’option SSL associée à votre serveur ainsi que le type de validation du certificat SSL. (Consulter votre administrateur système ou l’hébergeur de votre courrier email pour ces informations)
6Sélectionnez un délai de rafraichissement pour que le Mail Manager puisse consulter votre boite de courrier à intervalles réguliers.

4.5.3. L’interface du Mail Manager

Vous aurez une visibilité claire de vos emails reçus, envoyés, brouillons et corbeille ainsi que vos contacts dans l’interface du Mail Manager.

L’interface du Mail Manager est composée de quatre zones :


1Le bloc d’actions qui contient les boutons suivants :

  • le bouton pour rédiger un nouvel email
  • le bouton pour actualiser et rapatrier vos courriers
  • le bouton pour accéder à la configuration de votre boite de courrier
  • le bouton pour accéder à vos courriers enregistrés dans le répertoire des brouillons
  • le bouton pour imprimer la zone d’écran des mails

2Le bloc des filtres des emails qualifiés, qui contient des filtres prédéfinis pour vos courriersassociés à certains types de destinataires enregistrés dans votre ERM Hub. Ainsi vous pouvez filtrer vos courriers que vous avez à envoyer à des contacts clients, des prospects ou vos collaborateurs
3Le bloc des répertoires de votre boite de courrier, qui contient les sous-répertoires associés à votre boite de courrier
4La zone de lecture, qui contient en fonction du contexte une liste ou le détail de vos courriers.

4.5.4. Qualifier un email

Qualifier un email est l’action par laquelle on associe un email entrant à un prospect, contact, compte, fournisseur ou collaborateur.

Quand vous ouvrez un mail reçu, l’ERM Hub cherchera automatiquement si l’adresse email de l’expéditeur existe dans un des enregistrements.

Si l’adresse de l’expéditeur existe, il vous proposera alors d’associer le courrier entrant à cet enregistrement.

Si l’adresse de l’expéditeur n’existe pas, il vous proposera une action parmi les possibilités suivantes : ajouter un nouvel enregistrement dans vos contacts, comptes, prospects, tickets ou tâches.

4.5.5. Envoyer un email à partir du Mail Manager

Pour envoyer un email à partir de mail manager cliquez sur le bouton « Nouveau message » :

Liste de champs d’entrée communs pour les emails sortants :

1Champs de destinataires
À : Ici, vous pouvez sélectionner les adresses e-mail des destinataires.
CC : Les destinataires sélectionnés ici recevront une copie du courrier envoyé.
CCi : Cela signifie la même chose que CC, sauf que les destinataires sélectionnés ici seront invisibles pour les autres destinataires de l’e-mail.
2Objet : Vous devez entrer un sujet de votre courrier électronique
3Vous pouvez ajouter une pièce jointe à télécharger à partir de votre ordinateur ou bien de votre ERM Hub
4Utilisez les outils nécessaires pour modifier votre format de texte
5Saisissez votre texte dans la partie consacrée
6Cliquez sur « envoyer » pour envoyer votre email ou « enregistrer » pour le garder dans brouillons.

4.5.6. Envoyer un email à partir d’un enregistrement d’un autre module

Avec l’ERM Hub vous pouvez envoyer un email directement à partir de la fiche d’un enregistrement existant,par exemple un contact, compte ou fournisseur.

Tous les modules contenant un champ par défaut email ont un bouton d’action dans la vue en liste et la vue en détail pour envoyer un email.

Cliquez sur le bouton d’actions

Envoyez votre email normalement comme expliqué précédemment dans la partie (envoyer un email à partir du Mail Manager).