Les principes d’importation suivants sont applicables à l’ensemble des modules fonctionnels de votre ERM Hub qui inclut la fonctionnalité d’importation.

L’importation de données vous permet par exemple d’intégrer l’ensemble de vos prospects, comptes, contacts, produits, services et fournisseurs sur votre ERM Hub.

La fonctionnalité d’importation de l’ERM Hub prend en charge l’importation à partir de différentes sources de données structurées en fichier CSV ou vCard.

Un fichier CSV est un fichier consultable sur EXCEL qui permet d’exporter des données qui sont accessibles sur d’autres applications. Un fichier CSV comprend un caractère délimiteur de champ de données (valeur par défaut : le point-virgule). Le fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne du texte correspond à une ligne du tableau, les points-virgules correspondent aux séparations entre les colonnes et permettent de déterminer le contenu des cellules du tableau.

Un fichier vCard est un format de carnet d’adresses qui peut contenir une ou plusieurs adresses de contacts. Les fichiers vCard sont utilisés pour importer vos contacts à partir d’outils de gestion de contacts qui permettent l’exportation dans ce format.

Attention :
voici quelques règles à respecter lors de la création de votre fichier d’importation sous EXCEL :

  • une seule valeur par cellule;
  • pas de lignes ou de colonnes vides;
  • Vérifiez que tous les champs obligatoires figurent dans votre fichier d’importation.

Afin d’introduire convenablement vos données, enregistrez votre fichier EXCEL au format « CSV points-virgules ».

La fonctionnalité d’importation est disponible directement dans le module concerné. Exemple : si vous souhaitez importer vos fournisseurs, allez au menu « Achats & Stock > Fournisseurs » et puis cliquez sur le bouton que vous retrouverez sur la barre d’outils.

Attention :
Les champs contenant des valeurs faisant référence à un enregistrement d’un autre module, exemple du nom de société dans une importation de contacts, doivent être écrits exactement comme ils ont été saisis dans l’ERM Hub y compris le respect des majuscules et minuscules.

Étape 1 : Sélection du fichier et format

1Sélectionnez votre fichier à partir de votre ordinateur en cliquant sur le bouton parcourir
2Configurez le format de votre fichier :

  • Type de fichier : CSV ou vCard ;
  • Encodage des caractères : Sélectionnez entre ISO-8859-1 (le format par défaut d’EXCEL sous Windows) et UTF-8 ;
  • Sélectionnez le délimiteur sous lequel vous avez enregistré votre fichier CSV (le délimiteur par défaut d’EXCEL est le point-virgule) ;
  • Cochez cette case si votre fichier contient une ligne avec les entêtes des colonnes ;
  • Sélectionnez le mode d’importation.

Si vous ne cochez pas la case « Etape 3. Option de fusion », tous les enregistrements seront importés et ajoutés à votre ERM Hub.

Si vous cochez la case « Etape 3. Option de fusion », vous aurez alors la possibilité de définir comment votre fichier d’importation sera intégré à votre ERM Hub.

Sélectionnez une des trois options pour le traitement de vos données à l’importation :

  • Ignorer la mise à jour de la fiche : si un enregistrement dans votre fichier d’importation existe déjà dans votre ERM Hub celui-ci sera ignoré, s’il n’existe pas il sera importé.
  • Écraser : si un enregistrement dans votre fichier d’importation existe déjà dans votre ERM Hub celui-ci sera supprimé puis remplacé par l’enregistrement contenu dans votre fichier d’importation.
  • Fusionner : si un enregistrement dans votre fichier d’importation existe déjà dans votre ERM Hub celui-ci sera mis à jour par l’enregistrement contenu dans votre fichier d’importation. Seuls les champs mappés seront mis à jour.

Sélectionnez-le ou les champs qui déterminent les critères de recherche des enregistrements de l’ERM Hub (si toutes les valeurs des champs sélectionnées ici du fichier d’importation égalent ceux de l’ERM Hub, l’option de traitement des données sélectionnée plus haut est enclenchée) en cliquant sur les champs souhaité ou enlevez des champs en cliquant sur .

Cliquez sur le bouton pour aller à la prochaine étape.

Étape 2 : Correspondance des colonnes

La mise en correspondance entre les colonnes de votre fichier d’importation et les champs du module de votre ERM Hub est appelée « mapping ». Vous pouvez avoir un nom de colonne différent du nom de champ dans votre ERM Hub, exemple colonne Compagnie correspond au champ Société.

Cette étape vous permet de mapper les colonnes de votre fichier CSV avec les champs de l’ERM Hub.

1Entêtes des colonnes de votre fichier CSV
21ère ligne de données de votre fichier CSV
3sélectionnez la correspondance des colonnes de votre fichier Excel avec la liste des champs disponibles ; prière de noter que les champs avec un « * » sont obligatoires
4Vous pouvez donner une valeur par défaut à un champ vide sur votre fichier
5sauvegardez votre mapping pour le réutiliser.

Cliquez sur le bouton pour importer.

Étape 3 : Résultats de l’importation

Vérifiez le résultat de votre importation : le nombre d’éléments importés, le nombre d’enregistrements fusionnés (dans le cas d’une mise à jour) ou encore les éléments échoués (non importés).

Affichez les éléments importés en cliquant sur le bouton , ou annulez la dernière importation en cliquant sur .

Cliquez sur le bouton pour terminer votre importation ou sur pour importer plus d’éléments.