20.5.1. C’est quoi le module d’administration de réception automatisée des e-mails ?

Votre ERM Hub dispose d’une fonctionnalité de réception et de traitement automatisé des e-mails entrants qui permet à l’ERM Hub d’accéder à un compte de courrier IMAP, de lire les courriers reçus et de procéder à une action en fonction de leurs contenus.

Le traitement des courriers reçus se fait à travers la capacité de l’ERM Hub à analyser et à vérifier si le contenu des courriers correspond à un ou plusieurs critères paramétrés dans les règles de configuration préétablies par l’administrateur.

20.5.2. Configurer le module de réception automatisée des e-mails

Le principe de ce module :

Une fois un compte de courrier IMAP configuré et au moins une règle est créée, le module de réception automatisé des e-mails pourra de manière manuelle ou automatisée analyser les courriers reçus sur ce compte et de vérifier s’il y a une correspondance avec au moins une des règles établies. Si lors de l’analyse le contenu du courrier correspond à une des règles, il procédera à l’exécution de l’action qui y est associée.

Vous pouvez configurer plusieurs boites de courriers à analyser, par exemple configurer une boite de courrier pour le SAV et traiter automatiquement les tickets et une autre boite de courrier pour les demandes commerciales.

Configurer le compte de courrier à analyser :

Allez au module « Configuration > Réception des mails » et cliquez sur le bouton

Dans le bloc : Boîte e-mail Information :

1Récupération des mails Nom : Saisissez le nom que vous souhaitez donner à cette boite de courrier
2Serveur Nom : Saisissez l’adresse du serveur de courrier IMAP
3Protocole : Sélectionnez la version du protocole IMAP de votre serveur
4Nom d’utilisateur : Saisissez le nom d’utilisateur du compte de courrier
5Mot de passe : Saisissez le mot de passe du compte de courrier
6SSL Type: Sélectionnez le type de certificat de sécurité de votre serveur
7SSL Méthode : Sélectionnez si le serveur de courrier nécessite une vérification ou pas du certificat SSL
8Statut : Sélectionnez si vous souhaitez activer ou désactiver cette configuration.

Récupération Information :


1Rechercher : Sélectionnez le type de recherche à effectuer sur le compte de courrier. Si vous sélectionnez « tout », l’ensemble des courriers seront traités
2Après la récupération : Vous pouvez spécifier si vous souhaitez que le module marque les courriers traités comme étant « lu ».

Sélectionner le répertoire IMAP :

Une fois que vous avez configuré la boîte de courrier, vous pouvez sélectionner les dossiers qui doivent être considérés pour l’analyse des e-mails.

Cliquez sur le bouton [Sélectionner les dossiers].

Vous pouvez inclure ou exclure des dossiers en sélectionnant / désélectionnant la case à cocher qui figure devant chaque répertoire de votre compte de courrier IMAP.

Configurer les règles d’analyse :

Vous pouvez configurer une ou plusieurs règles d’analyse sur la boîte de courrier qui permet d’effectuer une action sur un e-mail en fonction des critères paramétrés.

Cliquez sur le bouton [Ajouter une règle] et configurez l’action que vous souhaitez effectuer sur un e-mail qui répond aux critères.

Critères, actions et priorités des règles :

Les critères des règles sont évalués comme suit :

De : Vérifie l’occurrence dans le contenu du champ de l’adresse de l’expéditeur
Pour : Vérifie l’occurrence dans le contenu du champ de l’adresse du destinataire
Objet : Comparer le contenu avec l’objet de l’e-mail en utilisant l’un des opérateurs de comparaison
Corps: Comparer le contenu avec le corps du courrier électronique en utilisant l’un des opérateurs de comparaison
Match : Sélectionner si l’action doit être exécutée quand toutes les conditions sont vraies ou quand au moins une des conditions est vraie.

Si les conditions prédéfinies sont vérifiées, l’action sélectionnée parmi les suivantes sera exécutée :

Créer un ticket : Crée un nouvel enregistrement « Ticket » avec les éléments suivants:Le champ « Titre » contiendra l’objet du courrier, « Description » contiendra le corps du courrier, les pièces jointes du courrier seront liées au ticket. Une recherche sera effectuée sur les modules « Contact » et « Compte » sur la base de l’adresse qui figure dans le champ « De » du courrier, si une correspondance est trouvée le ticket sera associé directement à l’enregistrement du contact ou du compte.
Mise à jour du ticket : Une mise à jour de l’enregistrement ticket contiendra dans le champ « Commentaire » le contenu du corps du message reçu. La recherche du ticket correspondant est faite sur la base du champ « De » et du contenu du sujet du courrier qui devra contenir le numéro de ticket. Il est préférable de choisir « Regex » opérateur de comparaison pour le champ « Objet » et coller le code suivant Ticket Id [^]:? ([0-9] +) dans la zone de texte.
Ajouter à contact [De] : La recherche est faite sur le module « Contact » sur la base de la valeur de l’adresse de l’expéditeur du courrier. En cas de succès, un nouvel enregistrement « E-mail » est créé et associé à cet enregistrement.
Ajouter au contact [à] : La recherche est faite sur le module « Contact » sur la base de la valeur de l’adresse du destinataire du courrier. En cas de succès un nouvel enregistrement « E-mail » est créé et associé à cet enregistrement.
Ajouter à compte [DE] : La recherche est faite sur le module « Compte » sur la base de la valeur de l’adresse de l’expéditeur du courrier. En cas de succès, un nouvel enregistrement « E-mail » est créé et associé à cet enregistrement.
Ajouter à compte [à] : La recherche est faite sur le module « Compte » sur la base de la valeur de l’adresse du destinataire du courrier. En cas de succès un nouvel enregistrement « E-mail » est créé et associé à cet enregistrement.

Priorité des règles : Quand plusieurs règles sont associées à un compte de courrier, elles seront exécutées dans l’ordre affiché. Vous pouvez modifier l’ordre (Priorité) en cliquant sur les flèches.

Analyse manuelle et automatique :

Analyse manuelle

Après la mise en place d’au moins une règle, vous pouvez analyser le compte de courrier. Cliquez sur [Retour] après la sauvegarde des règles. Maintenant, cliquez sur le bouton [Analyser]. Cela peut prendre du temps dépendamment de la quantité de courriers présents dans le ou les dossiers configurés.

Analyse automatique

L’analyse automatique s’enclenche à intervalle périodique configuré dans le module de configuration « Planificateur ». Par défaut l’analyse automatique sera exécutée chaque 15 minutes.